Anonim

I løbet af de sidste par år har jeg talt, skrevet og lavet workshops om alle de gadgets og værktøjer, vi har brug for for at køre det ultimative rejsebureau på farten. For nylig fandt jeg ud af, at jeg skulle rejse til udlandet og skulle strømline det, jeg var i stand til at tage på grund af pakkeovervejelser.

Jeg begyndte at se på, hvad jeg traditionelt gennemførte mine ture, og hvad jeg "virkelig" havde brug for. Det var utroligt, hvor mange ting jeg egentlig ikke havde brug for mere. I denne dag og alder har så mange enheder flere formål, så jeg troede, at jeg ville dele, hvordan jeg var i stand til med succes at køre min virksomhed i 12 dage fra en mellemstor pung (faktisk en Vera Bradley Mailbag).

Tech Evolution

Da jeg begyndte at rejse på ferie med familie og venner for mange år siden, var der ingen bærbare computere eller mobiltelefoner. Vi var virkelig "unplugged". Derefter udviklede jeg mig til en dokumentmappe, taske eller rygsæk fuld af ting, jeg havde brug for. Dette inkluderede min bærbare computer (og i de tidlige dage var de ikke slanke, slanke og lette) og tilbehør som en mus, eksterne højttalere og kabler og ledninger til at oprette forbindelse til Internettet, fordi det var sjældent at finde Wi-Fi. Jeg har brug for diske, cd'er / dvd'er med programmer eller videoer for at vise eller dele med klienter, en mobiltelefon (igen meget større end vi har i dag), min adressebog, min kalender til planlægning af aftaler, klientfiler og andet assortiment tilbehør til kontoret.

Derefter havde jeg ofte brug for et kamera og / eller videokamera med ekstra bånd eller opbevaringskort, en MP3-afspiller til musik samt assorterede batterier og opladningskabler til alle disse enheder. Ja, jeg havde en meget fuld og tung taske til at slæbe rundt, men ikke desto mindre var det en god måde at være i stand til at komme ud af kontoret, fortsætte med at holde kontakten og være produktiv.

I dag har jeg en meget lettere og slankere bærbar computer - faktisk en Ultrabook, der vejer kun tre pund. Det er en berøringsskærm, to i en, der foldes ind i en tablet, så jeg har det bedste fra begge verdener lige ved hånden. Ingen mus, eksterne højttalere, ekstra kabler eller ledninger, diske, CD'er eller DVD'er er nødvendige.

Væsentlige smartphones

Jeg troede, at jeg ikke havde brug for en af ​​disse smartphones, fordi jeg ikke spiller spil.

Helt ærligt tænkte jeg, at jeg ikke havde brug for en af ​​disse smartphones, fordi jeg ikke spiller spil, og hvis jeg vil lytte til musik eller se film, har jeg andre enheder. Og hvem har brug for at have e-mail hvert minut på dagen?

Lad mig bare sige, at en smartphone kan bruges til meget mere end underholdning. Jeg spiller stadig sjældent spil eller lytter til musik, men min telefon fungerer som min kalender, adressebog, kamera, videokamera og MP3-afspiller. Hvad angår e-mail, ja, det har været så utroligt nyttigt at have det til rådighed for at kontrollere, hvornår jeg er ude af kontoret i bare et par timer eller et par uger. Jeg kan holde kontakten med klienter, leverandører og personale, ligesom hvis jeg var på kontoret. Ofte ved de ikke engang, hvor jeg arbejder fra.

Så på dette tidspunkt har jeg to genstande plus opladere, mindre end fire pund hidtil, og alt passer i en lille taske eller endda en pung. Er der tidspunkter, hvor jeg bærer et par ekstra ting? Sikker på, jeg har altid et udbud af visitkort, eller måske agenturbrochurer afhængigt af hvor jeg skal hen. Jeg smider muligvis i et USB-stick eller SD-kort, hvis jeg vil tage sikkerhedskopi af filer eller fotos, eller måske en konverter, hvis jeg rejser i udlandet. Men disse ekstra ting er små, lette og let at pakke i en lille taske.

Online opbevaring

Det er klart, at jeg ikke vil have alle mine filer med mig, men jeg opbevarer mest alle mine klientnotater og oplysninger på min computer, hverken i min CRM, som er tilgængelig via Internettet eller i filer og dokumenter, der er gemt i skyen opbevaring. Nogle af de tilgængelige tjenester til opbevaring er Apple iCloud, Dropbox, Google Drive og Microsoft OneDrive. Oplysningerne sikkerhedskopieres på Internettet og er tilgængelige for dig på enhver enhed, der har en internetforbindelse. Hver af disse har en gratis version eller overkommelige lønplaner baseret på den mængde plads, du har brug for.

For eksempel, hvis jeg har brug for at sende en klient en registrerings- eller godkendelsesformular, kan jeg få adgang til mine formularer fra min online opbevaring og sende den via e-mail. Endnu bedre bruger jeg en online formular, også kaldet en E-form (en computerversion af et papirformular). Jeg sender mine klienter e-mails med et weblink til de formularer, de har brug for at udfylde, de åbner formularerne online, udfylder og underskriver dem og sender. Derefter modtager jeg en e-mail med angivelse af, at jeg har en ny udfyldt formular, som gemmes på min konto til gennemgang og behandles når det er bekvemt. Den service, jeg har brugt i nogen tid, er Jot Form, men jeg ved, at der er andre virksomheder, der har den samme service.

Telefon via internettet

Når jeg skal være væk fra kontoret, er det altid vigtigt at fortsætte med at felt indgående telefonopkald. Jeg har i øjeblikket et telefonsystem på mit kontor, der er en VOIP (voice over internet-telefon), der tilbyder mange tjenester. Jeg kan videresende mine telefoner til min celle, hvis jeg rejser indenlands (jeg gør det ikke internationalt på grund af de høje roamingpriser), eller jeg kan videresende det til en anden agent, der kan dække for mig.

En anden mulighed, jeg har, når jeg rejser internationalt, er at downloade softwaren på min bærbare computer og downloade appen på både min tablet og mobiltelefon, så jeg kan sende og modtage opkald gratis, hvis jeg bruger Wi-Fi med nogen af ​​disse enheder. Voicemail er også tilgængelig, så jeg er altid tilgængelig. Tjenesten, som jeg i øjeblikket bruger, er Ring Central, men i årevis brugte jeg Magic Jack. Ring Central har et månedligt gebyr, men hvis du leder efter en gratis mulighed for at downloade, fungerer Magic Jack-appen godt på din mobiltelefon eller tablet.

SMS er en anden måde at kommunikere med dine klienter eller medarbejdere på. Igen, hvis du rejser i USA, har de fleste af os en ubegrænset plan, men du kan pådrage dig ekstra gebyrer, når du rejser ud af landet. Jeg har brugt en gratis app kaldet Text Plus i flere år. Du kan skrive til ethvert amerikansk mobiltelefonnummer fra denne applikation uden gebyrer, men du behøver at være tilsluttet internettet.

Hvis du har en online e-mail-tjeneste som Gmail, Yahoo, Hotmail, AOL eller endda Comcast eller Bellsouth, kan du få adgang til din e-mail fra enhver internetforbindelse for at læse, svare på eller videresende dine meddelelser. Dette holder alt opdateret og aktuelt.

E-mail-administration

Når jeg havde brug for at kontrollere e-mail, logger jeg på for at downloade den og derefter logge ud.

Jeg bruger også et e-mailadministrationsprogram som Microsoft Outlook. Med dette program får du flere funktioner, men ofte er programmet kun på en computer. Det er muligt at downloade en app til din tablet eller mobiltelefon, så du kan administrere dine e-mails, men når du kommer tilbage til kontoret skal du gennem din e-mail og gentage processen (slet e-mail osv.), Da appen synkroniseres ikke nødvendigvis med dit program, medmindre du downloader yderligere software.

Der er dog en mulighed, som jeg har fundet kaldet Office 365 Exchange. Gennem denne service synkroniserer din Microsoft Office-software og -apps, så du kan sende, svare på, videresende eller slette en e-mail på alle dine enheder. Udvekslingsprogrammet er omkring $ 5 om måneden er det værd. Hvis du vil have mulighed for at have hele pakken med Microsoft Office Suite-programmer, kan du besøge www.Office365.com.

Billigere internet

Med alle de applikationer, jeg havde, kunne jeg ærligt køre hele min forretning i de 12 dage fra min Galaxy Samsung Note.

Under min rejse købte jeg en meget minimal internetpakke på det krydstogtskib, jeg var på. Når jeg havde brug for at kontrollere e-mail, logger jeg på for at downloade den og derefter logge ud. Jeg læste og svarede offline og loggede derefter på igen for at uploade min e-mail og foretage de nødvendige hurtige internet-tilbud. Jeg tror, ​​jeg brugte cirka 90 minutters internettid på hele krydstogtet.

Derefter igen, da vi var i forskellige havne, var vi heldige at finde gratis hotspots til at kontrollere e-mail, og jeg brugte min telefon og SMS-apps til at tjekke ind med alle, som jeg havde brug for at være i kontakt med. Fordi jeg vidste, at jeg ville have begrænset internetadgang, før jeg rejste, kiggede jeg på flere kommende begivenheder og forudplacerede på mine sociale medier, lige som om jeg sendte live. Med denne funktion behøvede ingen at vide, at jeg var væk.